Nella Chiesa italiana c’è un termine che negli ultimi anni viene spesso richiamato, la parola «processo». Lo si sente spesso citare, per rimarcare come la priorità oggi sia non tanto quella di creare nuove strutture e organismi, essendo da questo punto di vista il sistema già appesantito, ma di avviare processi generativi. Si usa associarlo ad alcune esperienze e prassi pastorali in atto, come le unità pastorali, la sinodalità nella Chiesa, l’unificazione delle diocesi, e quindi anche in merito a processi che toccano non solo la componente dell’evangelizzazione in quanto tale ma anche quella organizzativa, volta a ridefinire i modelli relazionali, operativi, decisionali.

Iniziare processi

Questa tendenza è frutto di un richiamo frequente che papa Francesco fa del termine processo. In Evangelii gaudium n. 223 sottolinea come occorra «occuparsi di iniziare processi più che di possedere spazi».

Nel discorso ai sacerdoti e ai consacrati tenuto nel Duomo di Milano il 25 marzo 2017, ribadisce più volte questo concetto, non più in merito ad un discorso di taglio socio-politico ma prettamente ecclesiastico: «Per molti anni abbiamo avuto la tentazione di credere, e in tanti siamo cresciuti con l’idea che le famiglie religiose dovessero occupare spazi più che avviare processi, e questa è una tentazione. Noi dobbiamo avviare processi, non occupare spazi».

Ma di cosa si parla quando parliamo di processi? Perché credo che questo interrogativo colga un aspetto decisivo sul quale riflettere, se vogliamo realizzare processi in grado di operare un reale cambiamento all’interno dei modelli e delle prassi pastorali.

Se non comprendiamo quella che è la natura di un processo e come si avvia e si accompagna i fallimenti saranno molto probabili, le resistenze si moltiplicheranno, la nostalgia, la rabbia e la delusione troveranno un fertile terreno su cui mettere radici.

Iper-documentazione

La poca comprensione e competenza in materia si nota soprattutto nelle modalità con cui si mettono in atto alcuni tentativi, facendo trasparire la poca consapevolezza dei fattori in gioco.

Un esempio eclatante è la realizzazione di tanti documenti pastorali frutto di una commissione o di un sinodo diocesano, che dettano le linee guida, aspettandosi poi che queste vengano attuate. Ci si affida al buon senso, alla buona volontà dei singoli, alla credenza che si possa far leva razionalmente su una situazione di partenza non più idonea e/o nella descrizione di uno scenario finale ottimale, che basta descrivere, presentare nero su bianco per convincere a realizzarlo.

Questo purtroppo è frutto di incompetenza e quindi anche di responsabilità, perché tante risorse ed energie verranno disperse, oltre a motivazioni, passioni, desiderio di fare il bene.

In questo articolo cercherò di indicare alcuni elementi chiave per comprendere cosa sia un processo e come accompagnarlo, costituendo un focus privilegiato del lavoro del Centro Studi Missione Emmaus all’interno del quale opero.

La competenza necessaria

Prima di tutto cerchiamo di chiarire il concetto di processo: viene dal latino processus che letteralmente vuol dire «camminare in avanti». Indica tecnicamente quell’insieme di attività che a partire da una situazione di partenza o da un dato scatenante (input), ci permettono di intraprendere un cammino verso un determinato risultato finale (output).

Per cui siamo di fronte ad un processo quando siamo in grado di definire: un soggetto che lo avvia, un destinatario, la definizione di un inizio (misurabile) e una fine (misurabile) in un tempo determinato, un insieme organizzato di attività, le risorse necessarie per l’ottenimento del risultato finale.

È attraverso la cura del processo che un’organizzazione genera valore: in ambito ecclesiale, è la capacità di essere generativi, di evangelizzare con maggiore efficacia e bellezza, di essere significativi e attrattivi, di ampliare la comunione. Non è quindi un limitarsi ad azioni adattive, ristrutturazioni solo in grado di apportare una riduzione di costo, agendo in funzione dei problemi da risolvere, a partire da ciò che manca.

Purtroppo, quando si chiedono le motivazioni che sono dietro alcune scelte pastorali, come le unità pastorali o l’accorpamento tra due diocesi, la riorganizzazione di una curia, le risposte cadono per lo più nella colonna della riduzione di costo: cercare di aiutarsi a vicenda per affrontare questioni sempre più complesse, condividere risorse perché ne abbiamo di meno, riorganizzarsi e collaborare per usare tempo e materiali sempre più residuali.

Ma questo non determina un aumento di valore, che consiste nel vedere, nell’avvio di un processo, un tempo opportuno (un kairos) per ripensare a fondo modelli e prassi per rendere più efficace l’evangelizzazione. Non è sulle strutture, sugli organigrammi interni, sui mansionari che si genera valore.

Processo: modalità organizzativa

Il processo quindi rappresenta il «come» noi tendiamo e vogliamo raggiungere un obiettivo; non è il «cosa». Ma non si tratta di un semplice criterio di stile, di attenzioni da avere. Così come la sinodalità non si può ridurre a un principio, a un valore, o a un semplice stile. È anche una modalità organizzativa, altrimenti resterà sempre sul piano affettivo e mai effettivo.

Per capire questo basta guardare a Episcopalis communio di papa Francesco, dove regola il funzionamento del sinodo dei vescovi. Il documento definisce i processi attraverso il quale questo organismo possa realizzare la sinodalità nella Chiesa, ma allo stesso tempo è frutto di un processo.

Papa Francesco non è partito dal documento, ma l’ha redatto dopo una fase di sperimentazione, dove ha saggiato l’efficacia di alcune procedure pre-sinodali, sinodali e post-sinodali.

Purtroppo, quella che sembra prevalere è una cultura organizzativa positivistica, che vede in modo meccanico un sistema e la gestione dei processi: si tende a prescindere dalla natura del cambiamento, limitandosi a prescrivere processi da adottare, comportamenti da attuare, strutture organizzative da costruire, modificare, sviluppare. Si sottovaluta o ignora la dimensione del processo di cambiamento.

Una ricerca dell’IBM (Making change work… while the work keeps changing, 2008) riportava quali fossero le minacce e sfide reali da affrontare per ottenere un cambiamento organizzativo: modificare il quadro mentale e le attitudini; la cultura organizzativa; la sottostima della complessità; la mancanza di risorse; la mancanza di coinvolgimento diretto dei responsabili (top management); la mancanza di competenze sul cambiamento; la mancanza di trasparenza per informazioni errate o scarse; la mancanza di motivazione dei soggetti coinvolti. Potremmo rintracciare gli stessi elementi nel contesto ecclesiale.

Attivare un processo di cambiamento, attraverso un approccio pragmatico, può essere descritto come il cammino da compiere per passare da A (situazione esistente) a B (situazione prevista o desiderata). Questo passaggio non può avvenire tracciando una linea retta tra le due situazioni individuate, ma richiede una fase, un tempo, di apprendimento personale e organizzativo.

Come ho già scritto sopra, non basta fare forza sulla situazione A o sul convincere della bellezza o utilità di B. Molte persone faranno fatica ad uscire dalla situazione di partenza anche se ne intuiscono i limiti, così come potranno opporre innumerevoli resistenze e critiche al nuovo a cui tendere.

È sì necessario avere chiari questi due elementi per chi guida un processo e comunicarli e condividerli con altrettanta chiarezza, ma non è su questi che determina il successo della sua azione di accompagnamento. Occorrono quindi tre livelli di competenze:
– La comprensione dei fenomeni sociali, organizzativi e psicologici che umanamente saranno implicati nella gestione del processo e comprendere come in un contesto ecclesiale hanno un loro senso proprio, non sono secondari ma costitutivi dell’agire pastorale.
– L’acquisizione di strumenti di analisi per monitorare e comprendere come il processo si sta realizzando e per discernere quali interventi mettere in atto rispetto alle problematiche che si incontreranno.
– L’apprendimento di tecniche di intervento, di azioni adeguate e in linea con la missione della Chiesa, per sostenere il processo nel suo dispiegarsi.

Apprendimenti

Il percorso da attivare quindi diviene un vero e proprio processo di apprendimento, dove le persone che operano in quel contesto dovranno scongelare i propri modelli mentali precedenti, le routine, le abitudini, i modelli relazionali e decisionali; si dovrà creare uno spazio di apprendimento idoneo dove mettersi alla prova e sperimentare il nuovo contesto, definito da regole e modelli diversi da quelli appresi (i quali non funzioneranno più), dentro una dinamica di conflittualità positiva; ricongelare i modelli nuovi appresi attraverso il processo, così da definire, istituzionalizzare e dichiarare (ecco il tempo dei documenti) quanto è stato sperimentato.

Senza un tale processo di apprendimento si rischierà, come spesso avviene, di applicare il modello B desiderato con persone che ancora mentalmente operano stando in A, il modello precedente. Per fare questo ci sono appositi strumenti, diverse metodologie di accompagnamento che possono essere di aiuto. Così come sarà necessario definire dei soggetti specifici che durante il processo aiutino a monitorarlo e mediante feedback attivi lo accompagnino generando un vero apprendimento personale e di gruppo.